外贸易的船队的核心领导层成员，既有文武官员也有商人，分工明确，各司其职，其中文官负责外交事宜，武官负责安全事宜，商人则负责商业买卖。
其中，文官之首是鸿胪寺左寺丞张璋。
鸿胪寺并不是僧侣所在的寺院，而是位于大明京城的衙门，掌四夷朝贡、宴劳、给赐、送迎之事及国之凶仪、中都祠庙、道释籍帐除附之禁令，是古代的外交部门。
大明立国后，明太祖设立了侍仪司，洪武九年时改设殿庭仪礼司，洪武三十年正式定设为鸿胪寺，是正四品的衙门，设有正四品寺卿一人，从五品的左右少卿各一人，从六品左右寺丞各一人
鸿胪寺下设主簿厅和司仪、司宾二署，主簿厅从品的主簿一人，典收发文移，司仪、司宾二署正九品的署丞各一人，从九品的呜赞各四人，从九品的序班共五十人。
司仪署掌陈设、引奏，司宾署典少数民族及外国朝贡使臣，呜赞掌赞礼仪，序班掌侍班、齐班、纠仪及传赞。
值得一提的是，张璋与李云天是同科的进士，两人私下间的关系甚好，非常赞同李云天以条约制来代替大明现行的朝贡制，也认为朝贡制并不能真正提升大明在海外的国威，其中更多的不过是贪图利益的投机者。
故而，李云天在此次海外贸易中率先想到用张璋来负责沿途各国的外交事宜。
此次海外贸易的武官之首也不是外人，李云天让曾经护送他来交趾的苏州镇海卫卫指挥使罗海来统掌船队的安全事务。
至于负责商业事务的商贾，出乎了所有人的意料，李云天并没有用陈凝凝身后陈家的人，也没有用郑婉柔身后的郑家人，而是任命了浙江宁波府的赵元才主掌此事。
赵元才也就是山下元道，六月份时来了交趾，一直在给李云天派往南洋诸国的情报人员讲解南洋诸国的国情风俗。
即使是赵元才，也万万没有想到李云天会将此次海外贸易的大权交给他来处置，在他看来他与李云天并没有多少交情，李云天应该用陈家的人或者郑家的人才对。
因此，得知自己被李云天任命为了船队的商事主管后，赵元才先是错愕，随后就欣喜若狂，如此一来他可就成为了大明历史上首次被官方允许的民间海外贸易的负责人，而且还是率领着如此庞大的一支船队，这对他来将是无比的荣耀，心中对李云天是万分感激。
其实，李云天之所以用赵元才，除了赵元才了解南阳诸国的事务外，也是为了避免陈家人与郑家人在此事上引发争斗
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